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Projekte und Aufgaben verwalten

ZeyOS trennt größere Liefer- oder Umsetzungsstrukturen von einzelnen Arbeitspaketen. Projekte bilden den übergeordneten Container, während Aufgaben die formalen Arbeitseinheiten mit Zuständigkeit und Status sind.

Live-Projektübersicht
Live-Projektübersicht
Live-Aufgabenübersicht
Live-Aufgabenübersicht

Unterschied zwischen Projekten, Aufgaben und Aktivitäten​

  • Projekt = die übergeordnete Initiative, Kundenmaßnahme oder interne Arbeitseinheit
  • Aufgabe = das formale Arbeitspaket mit Bearbeiter, Status und Planungsdaten
  • Aktivität = der kleinere operative Nachfassschritt, dokumentiert unter Aktivitäten

Was Sie in Projekten sehen​

Die Live-Liste Projekte enthält Felder wie:

  • Name
  • Projekt-Nr.
  • Status
  • Fortschritt
  • Geplanter Aufwand
  • Tatsächlicher Aufwand

Die Live-Filter unterscheiden zwischen Projektentwürfen, offenen Projekten, stornierten Projekten und erledigten Projekten.

Was Sie in Aufgaben sehen​

Die Live-Liste Aufgaben enthält Felder wie:

  • Name
  • Aufgaben-Nr.
  • Bearbeiter
  • Hauptbezug
  • Projekt
  • Account

Die Live-Filter unterscheiden zwischen Aufgabenentwürfen, offenen Aufgaben, stornierten Aufgaben und erledigten Aufgaben.

Typischer Ablauf​

  1. Legen Sie das Projekt an, wenn die Arbeit einen gemeinsamen Container benötigt.
  2. Erfassen Sie die formalen Aufgaben zur Umsetzung.
  3. Verknüpfen Sie Aufgaben mit dem relevanten Projekt, Account oder Referenzdatensatz.
  4. Nutzen Sie Aktivitäten für kleinere Nachfassschritte unterhalb größerer Arbeitspakete.
  5. Verwenden Sie Tickets, wenn die Arbeit aus Support- oder Servicekommunikation entsteht.

Wann Sie mit einem Projekt starten sollten​

Beginnen Sie mit einem Projekt, wenn die Arbeit mehrere Lieferobjekte, mehrere Beteiligte oder Berichtspflichten umfasst. Beginnen Sie mit einer Aufgabe, wenn ein einzelnes verantwortliches Arbeitspaket ausreicht. Ergänzen Sie eine Aktivität, wenn der Nachfassschritt real, aber kleiner als eine vollständige Aufgabe ist.

Wo Teams häufig mehr Klarheit brauchen​

Die häufigsten Unklarheiten sind:

  • eine Aufgabe anzulegen, obwohl ein Projekt die bessere Struktur wäre
  • Tickets für interne Arbeit zu verwenden, die eigentlich eine Aufgabe sein sollte
  • Aktivitäten wie vollwertige Aufgaben zu behandeln, statt als kleinere Ausführungsschritte

Bewährte Praxis​

  • Nutzen Sie Projekte für Vorhaben mit mehreren Lieferobjekten oder Berichtspflichten.
  • Halten Sie Aufgabennamen operativ und konkret.
  • Verwenden Sie Projekte und Aufgaben gemeinsam, wenn Sie sowohl Planungskontext als auch Ausführungsdetails brauchen.
  • Trennen Sie interne Umsetzungsarbeit von externen Servicefällen, indem Sie dafür Tickets einsetzen.

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