Datenmodell & Schlüsselbeziehungen

ZeyOS organisiert Daten um eine Reihe von Kernentitäten, die modulübergreifend miteinander verknüpft sind. Das Verständnis dieser Beziehungen hilft Ihnen bei der Navigation auf der Plattform und gewährleistet konsistente Daten.

Kernentitäten im Überblick

Entität	Was sie repräsentiert	Modul
Kontakt	Eine Person oder ein Unternehmen im Adressbuch	Kontakte
Account	Eine Geschäftsbeziehung (Kunde, Lieferant usw.)	Geschäftskonten
Adresse	Ein Standort, der einem Account-Kontakt-Paar zugeordnet ist	Geschäftskonten > Adressen
Benutzer	Eine Systemanmeldung mit Zugangsdaten und Berechtigungen	Benutzerverwaltung
Transaktion	Ein Verkaufs- oder Einkaufsdokument (Angebot, Auftrag, Rechnung usw.)	Fakturierung / Beschaffung
Artikel	Ein Produkt oder eine Dienstleistung im Bestand	Bestandsverwaltung
Nachricht	Eine E-Mail oder interne Mitteilung	Mitteilungen
Aufgabe	Ein Arbeitsauftrag oder To-do	Projekte & Aufgaben
Ticket	Eine Support- oder Serviceanfrage	Tickets
Notiz	Ein Wissens- oder Dokumentationseintrag	Notizen
Vertrag	Eine wiederkehrende Abrechnungs- oder Servicevereinbarung	Verträge
Gelegenheit	Ein Vertriebslead in der Pipeline	Gelegenheiten
Kampagne	Eine Marketinginitiative	Kampagnen
Zahlung	Ein Kassenbucheintrag (Einnahme oder Ausgabe)	Zahlungen

Kontakt, Account und Adresse

Diese drei Entitäten bilden die Grundlage der Geschäftsdaten in ZeyOS:

Text

Kontakt (Person oder Unternehmen)
    ↕ verknüpft über account.contact
Account (Kunde, Lieferant, Interessent, Wettbewerber, Mitarbeiter)
    ↕ Adresse benötigt beide
Adresse (Rechnung, Lieferung, Beschaffung, Inkasso)

• Ein Kontakt ist ein Personen- oder Firmendatensatz — er speichert, wer jemand ist (Name, Telefon, E-Mail, Foto).
• Ein Account ist eine Geschäftsbeziehung — er speichert, welche Rolle eine Entität in Ihrem Geschäft spielt (Kunde, Lieferant usw.) und verknüpft mit einem Hauptkontakt.
• Eine Adresse gehört immer sowohl zu einem Account als auch zu einem Kontakt. Das bedeutet, Sie können verschiedene Adressen für denselben Account haben, je nachdem, welche Kontaktperson beteiligt ist, und Sie können Adressen nach Zweck typisieren (Rechnung, Lieferung, Beschaffung, Inkasso).

Ein Kontakt kann mehrere Accounts haben (z. B. ein Unternehmen, das sowohl Kunde als auch Lieferant ist). Ein Account kann mehrere Kontakte haben (z. B. verschiedene Personen in derselben Kundenorganisation). Adressen stehen an der Schnittstelle.

Benutzer vs. Kontakt vs. Account

Diese drei Konzepte werden häufig verwechselt. So unterscheiden sie sich:

Konzept	Zweck	Verwaltet in
Benutzer	Eine Systemanmeldung — gewährt Zugang zu ZeyOS mit Benutzername, Passwort und Berechtigungen	Administration > Benutzerverwaltung
Kontakt	Ein Personen- oder Firmendatensatz im Adressbuch — speichert Name, Telefon, E-Mail	Kontakte
Account	Ein Geschäftsbeziehungsdatensatz — speichert Kontotyp, Kunden-/Lieferantennummer, USt-IdNr.	Geschäftskonten

Wichtige Punkte:

• Ein Benutzer kann mit einem Kontakt verknüpft werden (über users.contact → contacts.ID). Dies synchronisiert das Benutzerprofil mit den Kontaktdaten. Es wird empfohlen, Benutzer immer mit Kontakten zu verknüpfen.
• Ein Account verknüpft mit einem Kontakt (über accounts.contact → contacts.ID). Der Kontakt liefert Name, Telefon und E-Mail, die auf dem Account angezeigt werden.
• Ein Mitarbeiter-Account (Typ = Mitarbeiter) ist nicht dasselbe wie ein Benutzer. Eine Person kann als Mitarbeiterkonto existieren, ohne einen ZeyOS-Login zu haben, und ein Benutzer kann existieren, ohne als Mitarbeiterkonto geführt zu werden.

Eigentümerschaft und Zuordnung

Die meisten Entitäten in ZeyOS teilen zwei gemeinsame Felder:

Feld	Zweck
Eigentümer (ownergroup)	Steuert die Sichtbarkeit — bestimmt, welche Gruppe den Datensatz sehen kann. null bedeutet öffentlich (alle können ihn sehen), oder eine bestimmte Gruppen-ID.
Bearbeiter (assigneduser)	Der für diesen Datensatz zuständige Benutzer. Wird für die Arbeitsverteilung und Filterung verwendet („Nur meine Einträge anzeigen").

Diese Felder erscheinen bei Kontakten, Accounts, Transaktionen, Aufgaben, Tickets, Notizen, Nachrichten und den meisten anderen Entitäten. Eine ausführliche Erklärung finden Sie unter Gruppen & Berechtigungen und Status & Sichtbarkeit.

Transaktionen und die Fakturierungskette

Transaktionen (Angebote, Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, Gutschriften) sind das Rückgrat der Finanzdaten:

Text

Transaktion
  → account    (welcher Kunde oder Lieferant)
  → item       (welches Produkt, bei Einzelartikeltransaktion)
  → contract   (welcher Vertrag, bei wiederkehrenden Transaktionen)
  → assigneduser (wer ist zuständig)

Transaktionen durchlaufen Stufen — ein Angebot wird zum Auftrag, der Auftrag zur Lieferung, die Lieferung zur Rechnung. Jede Umwandlung erzeugt eine neue, verknüpfte Transaktion. Details finden Sie unter Fakturierung & Finanzen.

Verknüpfungen und Ereignisse

Jede Entität kann über zwei Mechanismen mit jeder anderen Entität verknüpft werden:

• Verknüpfungen — Explizite Verbindungen zwischen Datensätzen (z. B. eine Nachricht mit einem Kontakt verknüpfen oder eine Aufgabe mit einer Transaktion). Erstellt über die +-Schaltfläche in der rechten Seitenleiste.
• Ereignisse — Kalendereinträge oder Erinnerungen, die an einen Datensatz angehängt sind (z. B. ein geplanter Rückruf bei einem Kontakt oder eine Fristenerinnerung bei einer Aufgabe).

Diese modulübergreifenden Verknüpfungen machen ZeyOS zu einer integrierten Plattform anstatt einer Sammlung separater Werkzeuge. Details finden Sie unter Ereignisse & Verknüpfungen.

Gemeinsame Felder über Module hinweg

Die meisten ZeyOS-Entitäten teilen diese Standardfelder:

Feld	Beschreibung
ID	Eindeutiger Bezeichner (automatisch generiert)
Ersteller	Der Benutzer, der den Datensatz erstellt hat
Erstellt	Zeitstempel der Erstellung
Zuletzt geändert	Zeitstempel der letzten Änderung
Eigentümer	Sichtbarkeitsgruppe (siehe oben)
Bearbeiter	Zuständiger Benutzer (siehe oben)
Status	Aktueller Workflow-Status (variiert je Modul)
Sichtbarkeit	Regulär, Archiviert oder Gelöscht
Tags	Benutzerdefinierte Bezeichnungen zur Kategorisierung
Fork	Modul-Fork-ID (für benutzerdefinierte Modulvarianten)

Verwandte Themen

• UI-Grundlagen — Allgemeine Oberflächenmuster
• Gruppen & Berechtigungen — Wie Eigentümerschaft und Gruppensichtbarkeit funktionieren
• Status & Sichtbarkeit — Status-Workflows und Datensatzsichtbarkeit
• Tags & Kategorien — Datensätze mit Tags organisieren
• Ereignisse & Verknüpfungen — Modulübergreifende Verknüpfungen