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Kontakte verwalten

Das Modul Kontakte ist die Identitätsebene von ZeyOS. Hier werden Personen und Unternehmen gepflegt, Kommunikationsdaten zusammengeführt und die gemeinsamen Stammdatensätze für CRM, Tickets, Mitteilungen, Fakturierung und Benutzerprofile bereitgestellt.

Live-Kontaktübersicht
Live-Kontaktübersicht

Wofür diese Seite gedacht ist​

Nutzen Sie Kontakte, wenn Sie die reale Person oder das reale Unternehmen hinter einer Kundenbeziehung, Lieferantenbeziehung, Kampagnenteilnahme oder einem internen Benutzer anlegen oder pflegen möchten.

Personen und Unternehmen​

ZeyOS unterscheidet zwischen zwei Kontaktarten:

  • Unternehmen stehen für Organisationen.
  • Personen stehen für einzelne Menschen.

Personen können mit Unternehmen verknüpft werden, damit Arbeitgeberbeziehungen, Kommunikationsverläufe und Zuständigkeiten ohne Datenverdopplung sauber geführt werden.

Was Sie auf der Seite sehen​

Die Live-Seite Kontakte enthält:

  • Aktionen wie DAV-Server, Neues Unternehmen und Neue Person
  • Karten- und Tabellenansicht
  • eine Live-Tabelle mit Feldern wie Name, Firma, Ort, Telefon und E-Mail
  • Seitenleistenfilter für Alle Kontakte, Unternehmen, Personen, Sichtbarkeitszustände sowie Kategorien oder Tags
  • Sammelaktionen wie Löschen, Archivieren und Tag-Zuweisung

Typischer Ablauf​

  1. Legen Sie zuerst das Unternehmen an, wenn die Person zu einer Organisation gehört, mit der Sie bereits arbeiten.
  2. Legen Sie danach die Person an und verknüpfen Sie sie mit dem passenden Unternehmen.
  3. Setzen Sie Bearbeiter, Eigentümer, Tags und die wesentlichen Kontaktdaten.
  4. Verwenden Sie den Kontakt als gemeinsamen Bezug für Mitteilungen, Gelegenheiten, Tickets und andere verknüpfte Datensätze.
  5. Verknüpfen Sie den Kontakt mit einem Systembenutzer, wenn die Person auch einen ZeyOS-Login erhalten soll.
Formular für einen neuen Unternehmenskontakt mit Name, Adresse und Kommunikationsfeldern
Formular für einen neuen Unternehmenskontakt mit Name, Adresse und Kommunikationsfeldern

Kontakte vs Benutzer vs Accounts​

Diese drei Objekte sollten immer gemeinsam verstanden werden:

  • Kontakt = die reale Person oder das reale Unternehmen
  • Benutzer = das Systemlogin und die interne Zugriffsidentität
  • Account = die Geschäftsbeziehung, zum Beispiel Kunde oder Lieferant

Ein einzelner Firmenkontakt kann später einen oder mehrere Geschäftskonten erhalten, und ein interner Mitarbeiter kann zugleich Kontakt und verknüpfter Systembenutzer sein.

Kontakt mit Systembenutzerkonto verknüpfen​

Benutzerkontos mit einem Kontaktdatensatz verknüpfen
Benutzerkontos mit einem Kontaktdatensatz verknüpfen

CardDAV und externe Synchronisation​

Die Aktion DAV-Server wird verwendet, wenn Kontakte über CardDAV mit externen Werkzeugen wie Mailclients oder mobilen Adressbüchern synchronisiert werden sollen. Die technische Einrichtung gehört zur Serverkonfiguration, aber Endanwender sollten wissen, dass der Kontaktdatensatz in ZeyOS die führende Quelle bleibt.

Bewährte Praxis​

  • Legen Sie pro realer Person oder Firma nur einen sauberen Stammdatensatz an.
  • Verknüpfen Sie Personen mit Unternehmen, statt Arbeitgeberdaten in Freitext zu duplizieren.
  • Nutzen Sie Tags für Segmentierung, aber pflegen Sie rechtliche oder kaufmännische Rollen in den passenden Fachmodulen.
  • Verknüpfen Sie Benutzer früh mit Kontakten, damit interne Profildaten konsistent bleiben.
  • Halten Sie Kontaktdaten aktuell, weil viele Folgeprozesse darauf aufbauen.

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