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Geschäftskonten

Das Modul Accounts speichert die kaufmännische Beziehung, die Sie zu einer Person oder einem Unternehmen haben. Hier trennt ZeyOS zwischen einem reinen Adressbucheintrag und einer echten Geschäftsbeziehung wie Kunde, Lieferant, Interessent, Wettbewerber oder Mitarbeiter.

Live-Accountsübersicht
Live-Accountsübersicht

Wofür diese Seite gedacht ist​

Nutzen Sie Geschäftskonten, wenn Sie festlegen möchten, wie eine Person oder ein Unternehmen in Ihren Prozessen für Vertrieb, Einkauf, Service, Verträge oder CRM eingesetzt wird.

Unterschied zwischen Kontakten und Accounts​

Diese Unterscheidung ist zentral:

  • Kontakt = wer die Person oder das Unternehmen ist.
  • Account = welche Geschäftsbeziehung Sie zu dieser Partei verwalten.
  • Adresse = typisierte Standortdaten an der Schnittstelle von Account und Kontakt.

Ein Unternehmen kann zunächst nur als Kontakt existieren und später zu einem oder mehreren Accounts werden, zum Beispiel gleichzeitig Kunde und Lieferant.

Beispiel: Eine Firma, mehrere Rollen​

Stellen Sie sich vor, Alpha GmbH existiert einmal als Firmenkontakt. Dieselbe Firma kann dann erhalten:

  • einen Kundenaccount für Vertrieb und Fakturierung
  • einen Lieferantenaccount für Beschaffung
  • rollenspezifische Adressen oder kaufmännische Merkmale, falls nötig

So bleibt die reale Geschäftseinheit sauber gepflegt, während ZeyOS mehrere Geschäftsbeziehungen unterstützen kann.

Was Sie auf der Seite sehen​

Die Live-Seite Accounts unterstützt Karten- und Tabellenansicht und enthält die Aktion Neuer Account. In der Tabellenansicht zeigt die Live-Liste Felder wie:

  • Name
  • Kontakt
  • Account-Nr.
  • Ort
  • Telefon
  • E-Mail

Damit ist die Account-Liste der kaufmännische Stammdatenindex für viele nachgelagerte Abläufe.

Typischer Ablauf​

  1. Legen Sie das zugrunde liegende Unternehmen oder die Person in Kontakte verwalten an oder prüfen Sie den bestehenden Datensatz.
  2. Erstellen Sie den Account in Accounts.
  3. Weisen Sie Kontotyp und die für Ihren Prozess nötigen kaufmännischen Merkmale zu.
  4. Verknüpfen Sie den Account mit Transaktionen, Gelegenheiten, Verträgen, Tickets oder Mailing-Aktivitäten.

Typische Account-Verwendungen​

Verwenden Sie Accounts für:

  • Kunden in Fakturierung und CRM
  • Lieferanten in der Beschaffung
  • Interessenten vor einer aktiven Kundenbeziehung
  • Wettbewerber oder Partner als kaufmännischen Kontext
  • Mitarbeiter, wenn die Geschäftsbeziehung operativ relevant ist

Wo in der Praxis häufig Unklarheit entsteht​

Wenn Teams mit Account-Daten kämpfen, liegt die Ursache oft in einem dieser Punkte:

  • Kontakte werden angelegt, ohne dass für kommerziell aktive Firmen ein passender Account erstellt wird
  • Systembenutzer werden mit Geschäftskonten verwechselt
  • dieselbe Firma wird mehrfach angelegt, statt einen sauberen Kontakt mit mehreren Geschäftsbeziehungen zu verwenden

Bewährte Praxis​

  • Legen Sie zuerst den Firmenkontakt an und hängen Sie danach den relevanten Account an.
  • Nutzen Sie nach Möglichkeit einen sauberen Stammsatz pro realer Geschäftseinheit.
  • Prüfen Sie, ob dieselbe Firma mehrere Account-Rollen benötigt, statt doppelte Kontakte anzulegen.
  • Halten Sie Eigentümerschaft, Preise und Adressdaten des Accounts mit dem tatsächlichen Prozess synchron.

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