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Verträge

Das Modul Verträge verwaltet wiederkehrende oder laufende kaufmännische Vereinbarungen in ZeyOS. Es ist besonders relevant für abonnementsähnliche Leistungen, Wartungsverträge, Beratungsretainer oder andere wiederkehrende Abrechnungsbeziehungen.

Live-Vertragsübersicht
Live-Vertragsübersicht

Wofür diese Seite gedacht ist​

Nutzen Sie Verträge, wenn eine Kunden- oder Lieferantenbeziehung über einen einzelnen Beleg hinausgeht und einen eigenen Lebenszyklus benötigt.

Was Sie auf der Seite sehen​

Die Live-Vertragsliste enthält Felder wie:

  • Name
  • Vertrags-Nr.
  • Datum
  • Bearbeiter
  • Account
  • Anfangsdatum
  • Status

Die Live-Daten zeigen außerdem freigabeorientierte Status wie:

  • Entwurf
  • Warte auf Genehmigung
  • Freigegeben
  • Zurückgewiesen

Unterschied zwischen Vertrag, Auftrag und Rechnung​

  • Vertrag = die wiederkehrende oder laufende Vereinbarung
  • Auftrag / Rechnung = die einzelnen kaufmännischen Belege, die im Zeitverlauf daraus entstehen

Verträge liefern also den dauerhaften kaufmännischen Rahmen. Transaktionen sind die einzelnen Ausprägungen innerhalb dieses Rahmens.

Typischer Ablauf​

  1. Legen Sie den Vertrag an und verknüpfen Sie ihn mit dem richtigen Account.
  2. Definieren Sie Anfangsdatum und kaufmännische Struktur.
  3. Führen Sie den Vertrag durch die nötigen Freigabe- oder Prüfstatus.
  4. Nutzen Sie den Vertrag als Basis für wiederkehrende Abrechnung oder wiederkehrende kaufmännische Betreuung.

Wie wiederkehrende Abrechnung typischerweise funktioniert​

Operativ stehen Verträge meist vor der eigentlichen Rechnungserzeugung:

  1. der Vertrag definiert den kaufmännischen Rahmen
  2. Positionen, Perioden oder Wiederholregeln werden am Vertrag gepflegt
  3. ein freigegebener oder aktiver Vertrag wird abrechnungsfähig
  4. die daraus entstehenden Rechnungen werden in der Fakturierung weiterverarbeitet

Welcher technische Trigger verwendet wird, hängt von Ihrer Tenant-Konfiguration ab. Die Schulungsbotschaft bleibt aber gleich: Der Vertrag ist die steuernde Vereinbarung, nicht die Rechnung selbst.

Wo Benutzer häufig mehr Klarheit brauchen​

Benutzer benötigen oft Hilfe bei der Unterscheidung zwischen:

  • einem Einmalverkauf und einer wiederkehrenden Vereinbarung
  • dem Freigabestatus des Vertrags und dem Zahlungsstatus der daraus entstehenden Rechnungen
  • dem Vertrag selbst und den Positionen oder Abrechnungszyklen, die zu ihm gehören

Bewährte Praxis​

  • Verwenden Sie klare Namen, die den kaufmännischen Zweck der Vereinbarung beschreiben.
  • Verknüpfen Sie Verträge von Anfang an mit dem richtigen Kunden- oder Lieferantenaccount.
  • Halten Sie freigabebezogene Status konsistent und aussagekräftig.
  • Verstehen Sie Vertragsmanagement als eigenen Prozess und nicht nur als Rechnungsabkürzung.

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